En los tiempos que corren las encuestas a empleados pueden crear tensión o paranoia en lugar de percibirse como una forma de comunicación con el departamento de recursos humanos para mejorar la empresa y salir adelante. A continuación mostramos los errores que Vovici indica en su blog y que compartimos que deberían evitarse a la hora de crear una encuesta de satisfacción de empleados online:
Solicitar información personal: el empleado puede sentir invadida su privacidad si se le preguntan datos que pueden identificarle personalmente (por ejemplo si se pregunta el departamento, el puesto que ocupa, el número de personas a su cargo, etc). Reduce estas preguntas sólo a las variables demográficas más básicas (sexo, edad,...). Si los datos relativos al puesto de trabajo son cruciales para la investigación, deberás comunicarlo al empleado y en cualquier caso hacer que sea opcional responder a esas preguntas.
Asignar URLs únicas a cada empleado: para evitar que una persona conteste varias veces, la mayoría de las encuestas de satisfacción envían una url diferente para cada empleado, lo que puede hacerle pensar que se están monitorizando sus respuestas. La realidad es que los datos se almacenan por separado pero hacer ver esta realidad técnica al empleado es complejo, por lo que se recomienda crear una url abierta y cerrar el acceso con un password enviado de forma independiente. Aún mejor sería fomentar el intercambio de passwords entre los empleados para hacer así imposible la identificación con datos personales.
Intentar cubrir todas las dimensiones en una encuesta: concentra la encuesta en algo concreto, por ejemplo en recoger ideas para mejorar la atención al cliente, o en evaluar una nueva medida concreta de RRHH. Mejor si es corto y concreto que largo y abierto. Ten en cuenta que a partir de los 10-15 minutos el interés y la concentración disminuirán.
Preguntar cosas que no se pueden cambiar: a no ser que sea uno de los objetivos de la encuesta, es recomendable evitar preguntar aquellos temas que es obvio que la respuesta no va a influir directamente en un cambio, como el aumento de salario o de días de vacaciones.También se recomienda comunicar los resultados al empleado, el feedback bien explicado y analizado es una buena forma de motivar para conseguir objetivos.
No tener suficientes respuestas para que los resultados sean representativos: como los primeros empleados que contesten serán aquellos que tengan una opinión más sesgada hacia la satisfacción o insatisfacción, es importante que la encuesta esté activa el tiempo necesario para que pueda acceder la mayoría, y si no lo hace motivar con un reenvío de recordatorio. El tamaño de la muestra recogida influirá en si los resultados son o no extrapolables, asegúrate de conseguir una muestra suficiente con esta calculadora de muestras.
No incluir una persona de contacto o soporte técnico: aunque todo esté muy bien organizado y preparado, las encuestas a empleados suelen dar muchas incidencias por muy diversos motivos, desde el empleado que pierde el password al que no le funciona el link o que no puede acceder porque no tiene conexión. Es muy recomendable que haya un contacto técnico a quien dirigirse y que sea fácil encontrar sus datos de contacto (en el email de invitación).
Demasiadas matrices y preguntas eternas: es preferible hacer una pregunta por página, que el empleado se concentre y obtener menos información que bombardear con matrices de múltiples filas y columnas, donde encontrar la casilla que se quiere marcar es todo un ejercicio de hundir la flota. Aquí poníamos un ejemplo y la solución tecnológica.
En resumen: encuestas concisas, breves, con una comunicación clara y con verdaderas garantías de confidencialidad, a las que nosotros añadiríamos el hecho de que la encuesta la realice y firme una consultora especializada que de forma ajena pero consentida por el departamento de RRHH para que así el empleado sea consciente de que su información está siendo tratada por expertos independientes y no directamente por su empresa.
Vía Vovici
